1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Responsable: WELLBAND S.A.S.
Nombre comercial: Dra. SofIA: Inteligencia Artificial Clínica
RUC: 1793227365001
Domicilio: Edificio Casal Reina Victoria, Av. Patria y Reina Victoria, Oficina 5, Quito – Ecuador
Correo: info@mywellband.com
Teléfono: 096 423 2312
2. Definiciones (LOPDP)
Se aplican las definiciones de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, incluyendo: datos personales, datos sensibles, titular, tratamiento, responsable, encargado, transferencia, consentimiento.
Glosario ampliado
- Datos sensibles: Incluyen datos de salud que la plataforma trata para organizar preconsultas, documentar revisión clínica y apoyar la atención por profesionales autorizados.
- Encargado: Proveedores que procesan datos por cuenta del Responsable (p. ej., infraestructura cloud, autenticación, mensajería o almacenamiento).
- Transferencia internacional: Envío de datos a un tercer país conforme requisitos de la LOPDP.
3. Marco Legal
Esta política se emite en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (2021) y su normativa complementaria, así como la regulación sanitaria aplicable en Ecuador para herramientas que soportan gestión clínica, documentación asistencial y tratamiento de datos de salud.
4. Finalidades del Tratamiento
- Registrar pacientes y administrar perfiles clínicos y administrativos dentro de la plataforma Dra. SofIA.
- Recopilar y organizar información de preconsulta, síntomas, antecedentes y conversación previa del paciente.
- Permitir la revisión clínica por parte de profesionales autorizados, incluyendo notas, evaluaciones y plan médico.
- Apoyar la elaboración, generación, almacenamiento y envío de recetas, documentos clínicos y PDF bajo supervisión profesional.
- Gestionar el seguimiento, trazabilidad, auditoría y control operativo de casos atendidos.
- Administrar autenticación, permisos, configuración de clínica, firmas, activos institucionales y seguridad del sistema.
- Gestión operativa, seguridad, prevención de fraude y continuidad del servicio.
No se realizan fines incompatibles con los anteriores.
5. Bases Legales de Tratamiento
- Consentimiento del titular cuando resulte aplicable, especialmente para datos de salud y según el flujo definido por la clínica.
- Ejecución de relaciones contractuales con clínicas, consultorios y clientes corporativos.
- Interés legítimo del Responsable en seguridad, calidad y mejora del servicio (sin afectar derechos del titular).
- Obligaciones legales en materia sanitaria y de protección de datos.
6. Categorías de Datos Tratados
| Categoría | Ejemplos | Finalidad |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre, documento, teléfono, correo, fecha de nacimiento | Registro, contacto, administración del paciente |
| Datos de salud (sensibles) | Síntomas, antecedentes, notas médicas, evaluación presencial, plan médico, recetas | Soporte a la atención clínica y documentación asistencial |
| Interacciones y documentos | Historial conversacional, PDFs, marcas de tiempo, estado de casos | Trazabilidad, seguimiento, auditoría y continuidad clínica |
| Datos de usuarios internos | Credenciales, correo, rol, identificadores de clínica, permisos | Autenticación, control de acceso y seguridad |
| Configuración institucional | Datos de clínica, firma, logo, activos cargados | Personalización operativa y generación documental |
| Soporte | Tickets, incidentes | Atención y mejora del servicio |
Se aplica minimización: se recopila lo estrictamente necesario.
7. Principios
- Licitud
- Lealtad
- Finalidad
- Minimización
- Exactitud
- Seguridad
- Responsabilidad Proactiva
8. Medidas de Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo:
- Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo.
- Control de acceso basado en roles; acceso a salud solo personal médico o administrativo autorizado según el caso.
- Segregación de entornos y gestión de credenciales.
- Registro y auditoría de accesos y operaciones.
- Backups y continuidad de negocio.
- Evaluaciones periódicas de seguridad y capacitación.
Subencargados típicos
Infraestructura cloud, servicios de correo, autenticación, mensajería, almacenamiento de archivos y servicios afines. Todo proveedor firma acuerdos de encargo con clausulado de confidencialidad y seguridad.
9. Conservación y Eliminación
Los registros se conservan por hasta 7 años o el plazo mayor o menor exigido por normativa sanitaria, contractual, de auditoría médica o de defensa jurídica. Cumplido el plazo, se eliminarán o anonimizarán de forma segura.
| Tipo de dato | Plazo | Método de cierre |
|---|---|---|
| Interacciones, documentos clínicos y PDF | Hasta 7 años | Eliminación/anonimización segura |
| Logs técnicos | 3–24 meses | Rotación y purga controlada |
| Soporte | Hasta 2 años | Cierre de ticket y purga |
10. Destinatarios y Encargados
No se comunican datos a terceros salvo:
- Obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
- Proveedores encargados para la prestación del servicio bajo contrato.
- Clínicas o clientes corporativos como responsables, corresponsables o destinatarios autorizados cuando así se establezca contractualmente.
11. Transferencias Internacionales
Podrá realizarse transferencia internacional cuando sea necesaria para operar la plataforma, alojar datos, autenticar usuarios, almacenar documentos o prestar funcionalidades técnicas, con garantías adecuadas y contratos que cumplan la LOPDP, incluyendo cláusulas estándar, evaluaciones de riesgo y medidas complementarias.
12. Derechos del Titular
El titular puede ejercer: acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad y suspensión del tratamiento.
Procedimiento
- Enviar solicitud a privacy@mywellband.com con identificación.
- Recibir acuse de recibo en 15 días hábiles.
- Respuesta motivada dentro de los plazos de la LOPDP.
13. Consentimiento y Retiro
El tratamiento de datos de salud requiere consentimiento explícito cuando así lo exija la LOPDP o cuando no exista otra base legal suficiente. El titular puede retirarlo en cualquier momento; esto no afecta la licitud previa. El retiro puede limitar el acceso a funcionalidades clínicas o la continuidad operativa del caso.
14. Tratamiento de Datos de Menores
Para menores de edad se exige consentimiento verificable del representante legal o la base legal aplicable según normativa sanitaria. La clínica usuaria debe asegurar que el registro y uso de estos datos se realice con autorización suficiente.
16. Gestión de Incidentes de Seguridad
- Detección, contención, erradicación y recuperación.
- Registro y análisis post-incidente.
- Notificación a autoridad y titulares según severidad y plazos legales.
17. Evaluaciones de Impacto (DPIA)
Se realizarán DPIA cuando el tratamiento implique alto riesgo (p. ej., datos de salud, nuevas funcionalidades, cambios de proveedor o región de datos).
18. Gobierno de Datos y Roles
- WELLBAND S.A.S.: proveedor tecnológico y responsable o encargado del tratamiento según la relación contractual y el flujo operativo aplicable.
- Clínicas y profesionales usuarios: responsables de la carga, revisión, uso clínico y legitimidad del tratamiento de los datos de sus pacientes.
- Canal de privacidad y protección de datos: privacy@mywellband.com
- Encargados/Subencargados: contratados con cláusulas de confidencialidad, seguridad y limitación de acceso.
19. Cambios a la Política
Las modificaciones se publicarán en www.docsofia.com. Si el cambio afecta consentimientos, se solicitará renovación.
20. Contacto y Ejercicio de Derechos
Para consultas o ejercicio de derechos:
- Email: privacy@mywellband.com (preferente)
- Soporte: info@mywellband.com
- Teléfono: 096 423 2312
- Domicilio: Edificio Casal Reina Victoria, Av. Patria y Reina Victoria, Oficina 5, Quito – Ecuador
Anexos
Tabla de Retención (detalle)
| Registro | Base legal | Plazo | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Chats clínicos, notas, recetas y PDF | Normativa sanitaria / defensa jurídica | Hasta 7 años | Anonimización cuando proceda |
| Consentimientos y autorizaciones | LOPDP | Vigencia + 5 años | Soporte de evidencia |
| Logs de acceso | Seguridad | 3–24 meses | Minimización |
Base de Interés Legítimo
Aplicada con evaluación de balance y salvaguardas, sin prevalecer sobre los derechos del titular.